做到这5点,才是真靠谱

来源:培训每日谈(ID:peixunmeiritan)

作者:张立志

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一个人是否靠谱,闭环很重要

既然闭环如此重要,那到底如何才能做到闭环呢?我们先看下闭环的定义:闭环思维强调的是如果别人发起了一件事,你不管做得如何,都要最后闭环到这个发起者。答应别人了一件事,就应该竭尽全力去完成,而最后不管完成的质量如何都应该在约定的时间内给领导一个反馈,这就是闭环。那如何做到闭环呢?可以概括为:凡事有约定,约定必落实,问题早知会,及时报进程,事后须反馈。

1、凡事有约定

这个约定是指约定工作的质量要求和完成时间,要求在这个“环”的起点要想到绕回来时,需要什么样的结果,即做到“高效能人士的七个习惯”中的“以终为始”。

有一个故事,一饭店老板要求员工去集市上看有没有卖土豆的。这个员工就去集市上看了,发现有卖土豆的,然后跑回来和老板说:有卖土豆的。老板问:多少钱一斤?结果员工说没有问。

你看这个故事中老板和员工都有问题,就是对工作任务的质量要求没有约定。这样的案例不胜枚举,比如让员工写个季度报告,员工没有问写成什么样的,目的和要求是什么,就去写了。然后自己想当然认为只要在月底前写出来就可以。结果等提交时,老板对提交的时间和质量都不满意。还有就是,销售总监要求下属去拜访客户,就去拜访了,也不知道拜访客户的目的和要求。

我们都知道在目标管理里有一个SMART的原则,那就需要双方在工作任务安排时能够对这5个要求有清晰的约定。

2、约定必落实

落实就不开空头支票,所谓“言出必行,行必有果”。这点我们大部分人能够理解,而为什么很多人做不到,比如会忘记会拖拉,甚至最后什么都没有做。这不仅体现在职场中还包括日常亲人朋友之间。

比如,一老板安排下属去买火车票,结果买晚了没有买到。朋友安排其下属帮助订培训地点周围的酒店,后来订的酒店离上课地点很远。这是否叫靠谱呢?所以靠谱需要对结果负责,不是有没有做这件事,而是有没有努力去做成这件事。

火车票不好买,那有没有提前去买?买不到有没有想其他办法买?所以在约定的结果后,就要规划实现这个结果的方法和路径,同时尽早想尽一切办法去完成,这样中间有问题也可以尽快处理,而不是临近截止日期时去做,但得不得想要的结果。

3、问题早知会

在执行过程中难免遇到困难和问题,比如刚才说的买票的故事,如果提前去买,发现已经卖完,那就要马上反馈给老板,这时候老板就可以有回旋的余地。记得在国药大学时,也经常会出现请的老师请不到,或者临时不能来;要出席的领导不能出席这样的事情。我们的要求是要第一时间告知与此相关的所有利益相关者。以便大家能够及时处理或者是尽早调整行程安排。这属于过程性闭环。

前段时间,有一个培训师朋友,他有一个安排好的课程,在临近开课前10天要和培训机构确定具体的航班信息时,结果对方告知他这个课已经取消了。如果这个朋友不问这家机构,那他作为整个项目中的重要角色却一直被蒙在鼓里。吃一堑长一智,从那以后,他就对于定下来的行程也会阶段性确认是否有变化。

4、及时报进程

很多时候,领导交办或者是答应别人的事可能是一个需要很长时间周期完成的工作。那中间过程中需要怎么办?也许领导已经忘记这件事,或者是还在想着这件事但是又不知道你现在推进到什么程度了,与其等着领导想起来来问你进度,不如自己阶段性地向领导汇报。因为如果领导问你,你就被动了;而如果主动汇报,那就会掌握主动权。在领导心里会留下“积极主动”的好印象。

以前我有个下属,我在交代给他一个项目后,他会首先自己去分解整个项目,然后确定整个项目过程中的里程碑,然后会将这个项目进度规划发给我,以便我确认和跟踪。所以每个里程碑完成后,他都会主动向我汇报。这也是阶段性闭环。

其实,在项目管理中的周报月报制度,就是在制度上保证了阶段性的检核和成果。让利益相关者及时了解项目进度。

5、事后须反馈

就是这个事结束后,要将结果反馈给利益相关者。比如上级让下属在一周内撰写一个培训方案,那作为下属可能需要和领导对方案的内容和要求进行沟通,达成共识。后续可能需要进行大量调研,然后撰写符合领导要求的培训方案,然后就通过OA系统发给了领导。那这是否叫闭环呢?过了几天领导问下属:方案写好了吗?下属一脸无辜地说:领导,我已经发给你了。这个时候,我们作为旁观者可能突然意识到了,把方案发给领导并不是这件事的目标,而应该通过口头或者电话方式告知领导方案已发,等领导有时间时对方案进行解读并征询领导的修改意见。

经常在培训课堂上问学员,你们参加完这个培训后,会做些什么?有很多学员会开玩笑说,在上海逛一逛;也有的说回去会加强应用;也会有少数学员说要先向领导汇报学习成果。来参加培训要经过领导同意,就相当于发起了一个环。那首先要和领导对这次培训的要求和期望达成共识,然后在培训结束后应该第一时间向领导汇报培训的收获和落地计划。同样,一个培训经理在完成一个培训项目后应该做些什么才是闭环呢?那就是需要对整个培训效果进行评估复盘,然后将复盘结果正式或非正式地汇报给所有利益相关者。到这里就把前面开启的环给闭上了。

我们看到闭环的思想起始于一项工作的开始,实现于工作的推进过程中,结束于对于工作结果的复盘和反馈时。

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