Q访客——想要带来互联网化的访客管理体验

公司如果有访客来,一般的接待流程是怎样的呢?

前台工作人员先让访客在登记表上登记姓名,联系方式等信息,然后前台接待人员再通知访客想要见的人,并安排他们见面;

或者是访客自己联系受访员工,单独沟通联系确认,不经过前台和组织登记管理。

可是,这些类似的传统接待访客的方式,不仅使访客的信息得不到安全保障,而且一些字迹潦草的填写使工作人员在统一整理来访者信息的时候往往无法辨认以致影响工作。

那么有什么更好的处理办法吗?

HRTechChina此次采访了做互联网化的访客管理系统的Q访客,一款想要作为访客登记的新标准,没有纸张浪费且保证安全和无缝访客登记系统。当用户使用并登录Q访客系统后,Q访客会自动收集访客者的信息。这样用户就可以专注于给访客提供更好、更个性化的服务体验。

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谈及萌生做Q访客,想要做一款更加互联网化的访客管理系统的初衷,是因为Q访客的开发者在硅谷的企业参访时看到大型公司都有访客管理系统,受访员工带领参访者通过公司的访客系统登记后,从而在公司内部进行参观,会议等工作;同时也发现湾区不仅仅是一些大型公司因为办公区域大而需要严格的登记管理来访者,旧金山市区一些规模不大的公司也有类似的访客管理系统。究其原因有几种,一来便于统计管理访客,二来可作为行政安保的需求。而目前,国内的公司关于接待来访者等方面,大都还是在用非常原始的方式在处理,很多5A级办公楼依然在使用纸笔登记或者是简单地读取身份证等方式。

结合国内的情况,Q访客在访客系统中还增加了前台管理功能,前台工作人员可以直接监控管理当前访客信息,提供协助支持。同时在访客登记成功后给到每位不同需求目的的访客进行个性化的指引,大幅度提升访客对公司的好感,从而能提升公司的品牌形象。

除了接待登记访客之外,前台工作人员还有一个每天都会遇到的关键性工作是帮助同事收取快递。那么快递收取后的通知往往变成前台同事很烦恼很耗时且琐碎的一件事儿。通常的处理方式是通过微信群,电话,内部IM等逐一通知说“有你的快递儿”,那么此时,Q访客系统也可以轻松有效地协助通知。

研究显示,团队工作效率低下的主要一部分原因都因为是将时间花在了繁冗的手工任务上。想象一下,当企业使用Q访客后,Q访客的系统可以自动打印来访者胸牌以及存储访客信息。从此,你的团队可以在繁忙的工作中,优先考虑真正重要的工作。

另外,你永远不会浪费时间再去追踪员工。Q访客系统,当他们的访客到达时,系统会自动通过多种方式通知受访员工,当然你可以自行设置不同的通知方式。

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Q访客
据了解,Q访客有以下几点优势

  • 品牌提升

访客来到公司后,可以通过Q访客系统轻松登记和获得个性化指引,还可以引导关注公司的微信公众号,建立与访客之间的关系。公司形象品牌更加美好。

  •  环保,效率提升

Q访客在接待访客的时候,完全自助无纸化。并且届时工作人员整理统计来访者的时候也不需要在一摞摞的纸张中痛苦整理。

  • 安全性,报告统计

Q访客不同于纸留言簿,它可以保护访客信息的机密性,并且来访者随意地在登记册上涂鸦名字致使工作人员无法辨认整理的这种情况都将不会再出现了。同时随时生成清晰的访客统计报表。

  • 及时通知参访对象

当您的访客到达时,将使用您选择的定制方法通知他们。操作起来非常的简单,你可以选择Email、SMS或系统消息、微信等方式进行通知,对方将很快接受到Q访客的推送信息,来接待访客。

据透露,Q访客还可以根据不同的企业进行一些定制化的服务,比如与企业的微信捆绑,企业OA管理系统、个性化的标签打印等功能。

据HRTechChina记者了解,目前Q访客系统已经在多家公司使用,获得相当不错的评价。


产品信息:

Q访客

网站:www.qfangke.com

电话:021-31266686

邮箱:qfangke@somocl.com

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