公司用哪些控制方法可以防止内部员工欺诈?

今天要说的问题,覆盖面可能有些大,当然啦,市面上有无数相关的参考书籍和顾问资料,因此,让我们把问题再缩小一点儿,那就是如何防止公司内部员工欺诈,或者说的通俗一点,如何防止公司内鬼。除了一些常规防范手段,比如定期检查库存,预约审计,每日现金结算,每月核查个人财务账单,等等,其实还有一些方法手段可以用来保护你自己和你的公司免受欺诈损失。在此,不妨就让我们来看看有哪些方法吧。

建立公司行为规范和准则
你知道吗?沃尔玛员工在和供应商开会的时候,连他们提供的一杯水或一杯咖啡都不能喝,除非他们自己买单。这就是所说的行为规范。行为规范会阐述哪些是公司无法忍受的不道德、或不合法的行为,无论你面对的人是什么身份,包括客户、供应商、员工、甚至是公司本身。
当然,你的公司在指定行为规范和准则的时候不用像沃尔玛那么严格,但必须要把不允许员工做的事情,详细、清楚地罗列在规范里面,而且要让公司里所有员工都知晓规范中的条款。然后,你需要定期让员工书面签字,确认自己已经阅读过了公司的相关条款,并且理解和认可公司规定,也愿意服从和遵守相关行为规范和准则。
现在,你需要看看镜子中的自己,做下自我反省。因为身为公司创始人或是领导,以及行为规范的制定者和强制执行者,必须要以身作则,带头遵守行为规范里面的每一条规定。如果员工发现你公私不分,拿公司财产为自己谋利,那么他们也会跟你这么做,甚至会变本加厉。此外,如果你能更好地对待员工,尊重他们,时常给予一些补贴,或是晋升的机会,那么他们就不太会动歪脑筋,也不会冒着风险去做内鬼了。
公司内部“三权分立”,彼此之间相互制衡
如果在一家规模不大的企业里,很可能会让一个人身兼多职,但是最危险的,是公司里有一个“独握大权”的管理者或会计记账者,这个人负责查收邮件,企业存款,并处理支付和归档交易文件。一旦公司里的方方面面都由一个人来控制,那么十有八九会出问题。
在笔者的公司里,有一家是这么处理海量邮件的,我们召集了大约12名高管及他们的主力,大家齐心协力来完成这项工作,结果大约只花了15分钟就搞定。此外,我们也会单独处理支票,把所有要兑换的支票用带子扎好,然后当银行把钱准备好的时候,提前拿去兑换。
不仅如此,你还需要避免让同一个人处理采购及给供应商支付货款,也不能让同一个人管理公司应付账款和应收帐款。如果你经营的是一家制造公司或是一家分销公司,那么你同样需要让不同的人去管理收货、库存、以及发货工作。
如果你的公司人手的确紧张,没有办法安排那么多人分别处理上述工作,那么至少在运营上要部署两个人,一个人负责管理入货事宜,包括现金、支票、货物、以及物资;另一个人则负责管理出货事宜,包括付款、订单、产生品。
制定工作准则和工作规程
除了公司会计之外,公司里有些员工应该每个月定期处理好自己的银行和信用卡账单——凡是无法解决自己银行账单问题的人,是没有能力处理好公司内部会计事物的。
为了解释这一点,在此举个例子:笔者有一位合伙人,他与一个新客户合作,开始例行公事地看了看他们的信用卡账单。其中有一张卡,没有匹配手续费用的购物记录。一份调查披露,他这个客户前财务主管曾经和他一起拿过公司卡消费,并且开支超过20万美元。
约束欺诈还有其他方法,那就是在资金被发送给收款方之前,需要由会计录入,并且由人力资源拟定、授权,再经管理人员复核。
另外,凡是要上锁的地方必须要及时上锁,严格强制执行钥匙管理和计算机系统访问权限,尤其是要格外重视那些即将离职的员工。如果有员工要离开公司,那么你可能需要更换公司门锁,或进门密码。值得一提的是,当你解雇公司员工之后,需要更加注意,因为你很可能会遭到报复,而尽快换锁可能是个明智之举。
观察员工行为
如果你注意到员工的行为有所改变,比如文件随意乱放,在项目里出工不出力,或是在客户面前过度表现自己,那么你就该小心啦。同样的事情你也需要留意,比如某个员工试图查看公司运营或财务方面的重要资料,或是在没人的时候了解和自己工作无关的事情。
相信我,他们这么做绝不是非常热爱这份工作,而很可能是希望不想让其他人知道,或看到他们在干吗。你要对公司运营的每个部分都做好标记,无论多小的工作,也要引起足够的关注。笔者之前曾在一家制造公司工作过,一位客户在质保期内送回了一个昂贵的商品进行维修。但是在销售记录上,我们找不到与这个商品相关的任何记录。在进一步与客户核实之后,我们发现公司制造部副总裁和一个工头在公司内部生产了这台设备,之后用他们自己做的公司发票,从公司后门溜出去发货的。最后,我们把这两个人送给了警察处理,但回过头想一想,其实在内部管理上本可以避免这种事情发生,更可避免遭受数万美元的损失。
最关键的,你要相信自己的直觉和勇气,因为只有你才最了解自己创立的公司。如果有些事情看上去、或感觉上不太对,那么就必须要引起重视,然后尽一切办法,追究到底!
来源:快鲤鱼独家编译 作者:Joe Worth 原文:via entrepreneur杂志

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